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      研究生院
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      長江大學研究生檔案管理辦法(暫行)
            為規范研究生檔案管理,確保檔案安全,根據教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》,結合我校實際,制定如下管理辦法:
      一、新生檔案管理(9-10月份)
            新生檔案由各學院負責調取和接收。學院在發放《研究生錄取通知書》和《調檔函》時,需在《調檔函》上明確注明檔案接收詳細地址、接收人及聯系電話。
            各學院在收到新生檔案后要安排專人對檔案材料逐一進行清查,填寫《新生檔案材料登記匯總表》,對在規定時間內檔案未到的人員,在匯總表的備注欄注明原因。
            根據國家相關政策,檔案沒調入學校的學生,一律不享受國家獎助學金,各學院要及時督促學生按時調檔。為了不影響新生獎助學金的評定和發放,各學院須在10月10日之前將整理好的新生檔案移交給研究生院,由研究生院統一保管。
      二、日常檔案查閱
            需批量查詢、核對、借閱本學院在校生檔案材料的,由學院向研究生院提交申請(從研究生院網站上下載申請書一式兩份)后,派專人來統一辦理,不接受學生個人辦理。
            如因特殊情況,學生個人需查詢、借閱本人檔案,由學生本人向所在學院提交申請(從研究生院網站上下載申請書一式兩份),如實說明查詢事由及查詢內容,經學院審批后到研究生院辦理。
      三、畢業生存檔檔案歸檔(6月份)
            畢業研究生的存檔檔案包括研究生成績單、學位申請及評定書、學術評議書、答辯材料、學位論文等材料,統一由學校檔案館作為永久資料保存。各學院在畢業生答辯結束后安排專人對存檔檔案進行整理,裝訂成冊后直接移交給學校檔案館。
      四、畢業生人事檔案整理(6月份)
            學生畢業時,各學院指定專人負責畢業生人事檔案整理工作,按檔案袋封面的《裝檔目錄》將所有檔案材料收集齊全后,按規定的時間節點進行裝檔。6月中下旬各學院完成裝檔工作,裝檔完畢后,按學號排序將人事檔案移交研究生院,以便統一郵寄。
      五、畢業生檔案郵寄(7月份)
            各學院在畢業生離校之前,準確收集畢業生人事檔案投遞單位、地址、收檔人及聯系電話、郵編等信息,提交研究生院;研究生院負責對裝好的檔案進行核對、封口、蓋章后,根據各院提供的郵寄信息通過EMS特快專遞統一郵寄。
      六、投遞查詢(7月份以后)
            研究生院將于7月中旬統一郵寄畢業生人事檔案,并把投遞單號公布在研究生院網站上,畢業生在8月份可通過“畢業生檔案去向”查詢系統查詢檔案去向和簽收情況。
            對于畢業后半年內未確定檔案去向的畢業生人事檔案,研究生院將檔案發回畢業生原戶籍所在地公共就業和人才服務機構保管。
       
      長江大學研究生院
      2016年5月10日
      作者:網站管理員 日期:2016-05-23 瀏覽次數:
       
       

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